6 loại hợp đồng điện tử

Đăng ngày: 08/09/2023

Nội dung bài viết

Hợp đồng điện tử là khái niệm không mấy xa lạ trong các doanh nghiệp, đặc biệt là trong thời đại số hiện nay. Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử giống như hợp đồng giấy thông thường.

Theo sách trắng Thương mại điện tử 2021, có 33% doanh nghiệp được Bộ Công Thương khảo sát đã ứng dụng trong hoạt động thương mại của mình. Mời bạn xem thêm về hợp đồng điện tử qua bài viết sau nhé

6 loại hợp đồng điện tử

Căn cứ pháp lý

Khái niệm về hợp đồng điện tử

Theo quy định tại Điều 33 Luật Giao dịch điện tử hiện hành thì: “Hợp đồng điện tử là hợp đồng được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu theo quy định của Luật này”
Trong đó, tại khoản 12 Điều 4 Luật Giao dịch điện tử hiện hành có giải thích: “Thông điệp dữ liệu là thông tin được tạo ra, được gửi đi, được nhận và được lưu trữ bằng phương tiện điện tử”
Bên cạnh đó, tại Khoản 17 Điều 3 Luật kế toán hiện hành cũng định nghĩa: “Phương tiện điện tử là phương tiện hoạt động dựa trên công nghệ điện, điện tử, kỹ thuật số, từ tính, truyền dẫn không dây, quang học, điện từ hoặc công nghệ tương tự.”

Như vậy, hợp đồng điện tử là loại hợp đồng được thiết lập, gửi đi, nhận lại và lưu trữ thông qua các phương tiện điện tử như công nghệ điện tử, kỹ thuật số, quang học,… hợp đồng điện tử có giá trị pháp lý giống như hợp đồng văn bản truyền thống.

Đặc điểm của hợp đồng điện tử

Thực hiện giao kết bằng thông điệp điện tử

Đặc trưng của hợp đồng điện tử là việc giao kết, đề nghị giao kết, thực hiện giao kết, lưu trữ đều bằng thông điệp điện tử, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác.
Thông điệp điện tử là các thông tin được thiết lập dưới dạng thông điệp dữ liệu được tạo ra, gửi đi, nhận lại và lưu trữ bằng phương tiện điện tử, bao gồm chứng từ điện tử, điện tín, điện báo, email, fax,…

Thể hiện bằng thông điệp dữ liệu điện tử

Điểm mới so với hợp đồng giấy truyền thống là thông tin được lưu trữ dưới dạng thông điệp dữ liệu. Điều này mang lại nhiều lợi ích dành cho doanh nghiệp khi sử dụng hóa đơn điện tử, bao gồm: bảo mật cao, lưu trữ an toàn và tìm kiếm dễ dàng, tối ưu chi phí, tiết kiệm thời gian.

Có ít nhất 3 chủ thể tham gia

Với hợp đồng truyền thống thì chỉ cần 2 chủ thể là bên bán và bên mua. Nhưng với hợp đồng điện tử, bên cạnh 2 chủ thể bán và mua thì cần có chủ thể thứ 3 chính là các nhà cung cấp mạng hoặc cơ quan chứng thực chữ ký điện tử và không tham gia vào quá trình ký hợp đồng mà chỉ đảm bảo tính hiệu quả, giá trị pháp lý của hợp đồng.

Thực hiện mọi lúc mọi nơi

Vì thông tin trên hợp đồng online được thiết lập dưới dạng dữ liệu điện tử nên hai chủ thể không cần gặp nhau nhưng có thể trình ký trực tuyến rất nhanh chóng tại bất kỳ nơi đâu, bất cứ khi nào.

Tính vô hình, phi vật chất

Môi trường điện tử là môi trường “ảo”, do đó các hợp đồng điện tử mang tính vô hình vì hợp đồng điện tử không thể sờ cầm nắm được mà nó chỉ tồn tại và được lưu trữ, được chứng minh bởi các dữ liệu điện tử.

Sự khác nhau giữa hợp đồng điện tử và hợp đồng giấy truyền thống

Tiêu chí	Hợp đồng điện tử	Hợp đồng giấy truyền thống
Cơ sở pháp lý	– Luật Giao Dịch Điện Tử 2005 – Bộ luật Dân Sự 2005	– Bộ luật Dân Sự 2015
Phương thức giao dịch	– Sử dụng phương tiện điện tử để có thể giao dịch – Được ký bằng chữ kí điện tử, chữ kí số USB Token, chữ kí số HSM,…	– Giao dịch bằng văn bản – Bằng lời nói – Bằng hành động – Các hình thức khác dựa trên sự thỏa thuận
Nội dung	Giống với hợp đồng giấy truyền thống nhưng có thêm một số nội dung khác bao gồm: – Địa chỉ pháp lý – Quy định về chữ kí điện tử/chữ kí số – Quy định về cải chính thông tin điện tử – Phương thức thanh toán – Điều kiện bảo mật	– Đối tượng hợp đồng – Số lượng, chất lượng, giá, phương thức thanh toán – Thời hạn, địa điểm – Phương thức thực hiện hợp đồng – Quyền lợi và nghĩa vụ của các bên – Phương thức giải quyết tranh chấp
Phạm vi áp dụng	Theo quy định của Luật giao dịch điện tử 2005 chỉ áp dụng trong một số lĩnh vực cụ thể, không áp dụng với – Văn bản về thừa kế – Giấy kết hôn, ly hôn – Giấy khai sinh, khai tử,…	Áp dụng cho mọi lĩnh vực về kinh tế, xã hội

Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử

Theo quy định tại Điều 34 Luật giao dịch điện tử 2005 thì: “Giá trị pháp lý của hợp đồng điện tử không thể bị phủ nhận chỉ vì hợp đồng đó được thể hiện dưới dạng thông điệp dữ liệu”.

Dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận. Bên cạnh đó, hợp đồng online phải thỏa mãn những điều kiện sau đây thì mới được coi là hợp lệ:

Nội dung phải được giữ trọn vẹn và không có thông tin thay đổi, ngoại trừ trường hợp thay đổi những hình thức phát sinh trong quá trình gửi, lưu trữ dữ liệu của hợp đồng.
Nội dung có thể mở được, đọc hoặc xem được bằng các phương pháp mã hóa hợp pháp mà hai bên tham gia hợp đồng thỏa thuận.

Như vậy, có thể thấy pháp luật Việt Nam công nhận hiệu lực của các hợp đồng điện tử nếu hợp đồng đó thực hiện theo đúng quy định. Các doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm khi sử dụng hình thức giao kết hợp đồng điện tử để tối ưu về quy trình kinh doanh và chi phí hoạt động.

Về giao kết hợp đồng điện tử

1. Nguyên tắc giao kết

Tại Điều 35 Luật giao dịch điện tử 2005 có quy định khi giao kết và thực hiện quy trình giao kết hợp đồng điện tử các bên cần đảm bảo các nguyên tắc sau:

– Các bên tham gia có quyền thỏa thuận sử dụng phương tiện điện tử trong giao kết và thực hiện hợp đồng.

– Việc giao kết và thực hiện hợp đồng online phải tuân thủ các quy định của Luật giao dịch điện tử và pháp luật về hợp đồng.

– Khi giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử, các bên có quyền thỏa thuận về yêu cầu kỹ thuật, chứng thực, các điều kiện bảo đảm tính toàn vẹn, bảo mật có liên quan đến hợp đồng online đó.

2. Quy định giao kết

Quy định về giao kết hợp đồng điện tử được nêu rõ tại Điều 36 Luật giao dịch điện tử 2005. Cụ thể:

– Giao kết hợp đồng điện tử là việc sử dụng thông điệp dữ liệu để tiến hành một phần hoặc toàn bộ giao dịch trong quá trình giao kết hợp đồng.

– Trong giao kết hợp đồng, trừ trường hợp các bên có thỏa thuận khác, đề nghị giao kết hợp đồng và chấp nhận giao kết hợp đồng có thể được thực hiện thông qua thông điệp dữ liệu.

3. Về thời điểm, địa điểm nhận, gửi hợp đồng điện tử

1. Về thời điểm, địa điểm gửi hợp đồng điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 17 Luật giao dịch điện tử 2005:

Thời điểm: Là thời điểm thông điệp dữ liệu được gửi vào hệ thống thông tin nằm ngoài sự kiểm soát của người khởi tạo.
Địa điểm: Là trụ sở của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú của người khởi tạo nếu người khởi tạo là cá nhân. Trường hợp cơ quan, tổ chức có nhiều trụ sở thì địa điểm gửi thông điểm dữ liệu chính là trụ sở có liên hệ mật thiết nhất với giao kết.

2. Về thời điểm, địa điểm nhận hợp đồng điện tử

Căn cứ quy định tại Điều 19 Luật giao dịch điện tử 2005:

– Thời điểm:

TH1: Người nhận đã chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu: Thời điểm nhận là thời điểm thông điệp dữ liệu nhập vào hệ thống thông tin được chỉ định;
TH2: Người nhận không chỉ định một hệ thống thông tin để nhận thông điệp dữ liệu: Thời điểm thông điệp dữ liệu đó nhập vào bất kỳ hệ thống thông tin nào của người nhận;

– Địa điểm: Là trụ sở của người nhận nếu người nhận là cơ quan, tổ chức hoặc nơi cư trú thường xuyên của người nhận nếu người nhận là cá nhân. Trường hợp người nhận có nhiều trụ sở thì địa điểm nhận thông điệp dữ liệu là trụ sở có mối liên hệ mật thiết nhất với giao dịch.

3. Về chữ ký điện tử sử dụng ký hợp đồng điện tử

Để đảm bảo an toàn khi ký hợp đồng điện tử thì chữ ký điện tử cần đáp ứng được các điều kiệu sau:

a) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ gắn duy nhất với người ký trong bối cảnh dữ liệu đó được sử dụng;
b) Dữ liệu tạo chữ ký điện tử chỉ thuộc sự kiểm soát của người ký tại thời điểm ký;
c) Mọi thay đổi đối với chữ ký điện tử sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện;
d) Mọi thay đổi đối với nội dung của thông điệp dữ liệu sau thời điểm ký đều có thể bị phát hiện.

Doanh nghiệp sử dụng chữ ký điện tử đã được chứng thực từ các đơn vị cung cấp dịch vụ chứng thực được xem là đảm bảo các điều kiện an toàn theo quy định.

6 Lợi ích khi ký hợp đồng điện tử online

Trước làn sóng mạnh mẽ của cuộc cách mạng công nghệ 4.0, hợp đồng điện tử là “mảnh ghép” không thể thiếu cho quá trình chuyển đổi số, thúc đẩy nhanh tiến trình xây dựng doanh nghiệp số để bắt kịp xu thế của thời đại.

Giao kết thông minh thuận tiện

Được ký kết trên môi trường số, nên khách hàng có thể chủ động ký ở bất cứ đâu, mọi lúc, trên các thiết bị thông minh như máy tính, điện thoại,…chỉ cần kết nối internet mà không phải gặp mặt trực tiếp. Đảm bảo tính thông suốt ngay cả khi người ký không có mặt tại công ty, không bị gián đoạn hoạt động kinh doanh, vận hành.

Tiết kiệm thời gian, chi phí

Mọi thao tác ký kết như tạo lập, duyệt, ký, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện online. Khách hàng sẽ không cần in ấn, quản lý hay lưu trữ một lượng hợp đồng khổng lồ, đồng thời có thể giảm thiểu rất nhiều thời gian khi không cần chuyển phát hợp đồng hay gặp trực tiếp để ký kết.

Quy trình rõ ràng, hạn chế sai sót

Các khâu trong quá trình từ tạo lập, ký kết hay lưu trữ đều được thực hiện nhanh chóng, chuyên nghiệp. Các bên có thể kiểm tra thông tin, nội dung hợp đồng trước khi tiến hành ký kết để hạn chế tôi đa sai sót.

Dễ dàng lưu trữ, tra cứu, tìm kiếm

Doanh nghiệp không cần phải mò mẫm tìm kiếm trong cả “núi” hợp đồng lưu trữ. Thay vào đó, bạn chỉ cần tìm kiếm trên kho dữ liệu online là biết được hợp đồng đã ký, hợp đồng chờ ký hay hợp đồng trả lại vô cùng chính xác, nhanh chóng.

An toàn, bảo mật

Dữ liệu là vấn đề hàng đầu được quan tâm khi thực hiện giao dịch điện tử. Mọi thông tin đều được bảo mật tối đa trong suốt quá trình giao dịch.

Đảm bảo khi có tranh chấp

Những phần mềm uy tín đều có tính năng lưu lại lịch sử ký (người ký, tên công ty, IP máy tính, thời gian ký …) khi tiến hành việc ký kết. Vì vậy, nếu có xảy ra tranh chấp, các bên đều có thể chứng minh được.

Có 6 loại hợp đồng điện tử

Dựa vào hình thức hay mục đích mà hợp đồng online thường được chia thành các loại sau:

Chia theo hình thức hợp đồng

Có 3 loại hợp đồng online phổ biến nếu xét theo hình thức hợp đồng

Hợp đồng giấy truyền thống được một bên đưa lên website

Loại hợp đồng này trước tiên được soạn trên giấy, sau đó được chỉnh sửa và upload lên website để các bên tham gia ký. Các hợp đồng được đưa lên website thường có định dạng file PDF, có nút tick xác nhận sự đồng ý với những điều khoản trong hợp đồng kèm theo 2 nút lựa chọn đồng ý hoặc không đồng ý ký hợp đồng.

Hợp đồng hình thành qua giao dịch điện tử

Điểm nổi bật của loại hợp đồng này là các nội dung trên hợp đồng không được soạn sẵn mà được hình thành bởi giao dịch tự động. Nội dung hợp đồng sẽ được máy tính tổng hợp tự động và xử lý trong quá trình giao dịch dựa trên các thông tin mà khách hàng nhập vào.

Cuối quá trình giao dịch, hợp đồng được hoàn thành và hiển thị để khách hàng xác nhận sự đồng ý với các nội dung điều khoản. Bên bán sẽ được thông báo về hợp đồng và sau đó gửi xác nhận đến người mua qua nhiều hình thức như: mail, fax, số điện thoại,…

Hợp đồng hình thành qua email (thư điện tử)

Đây là hình thức dùng thư điện tử để ký hợp đồng. Các quy trình đều như hợp đồng truyền thống nhưng có điểm khác biệt sau: phương tiện để giao kết hợp đồng là máy tính, email,…
Một số lợi ích mà loại này đem lại là tốc độ nhanh, tiết kiệm chi phí, thời gian… Tuy nhiên, còn một số tồn đọng của hình thức này là tính bảo mật thấp, dễ dàng bị lộ thông tin cũng như ràng buộc trách nhiệm các bên chưa được đảm bảo.

Chia theo mục đích hợp đồng

Có 3 loại hợp đồng phổ biến nếu xét theo mục đích hợp đồng

1. Hợp đồng kinh tế điện tử (hợp đồng thương mại điện tử)

Mới đây tại Điều 12 Thông tư 87/2021/TT-BTC của Bộ Tài chính quy định về giao dịch điện tử trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước: “Hợp đồng điện tử được phép sử dụng để giao kết trong hoạt động nghiệp vụ Kho bạc Nhà nước, có giá trị pháp lý như hợp đồng giấy”.

Hợp đồng kinh tế, hay hợp đồng thương mại điện tử, được hiểu là loại hợp đồng có một bên chủ thể là thương nhân, 1 bên chủ thể còn lại phải có chức năng pháp lý theo quy định nhằm xác định hợp đồng dưới dạng thông điệp dữ liệu. Các thông tin dữ liệu cần đáp ứng các điều kiện, tiêu chuẩn kỹ thuật theo quy định pháp luật hiện hành.

Một số đặc điểm của hợp đồng kinh tế/hợp đồng thương mại điện tử có thể kể đến bao gồm:

Chủ thể bao gồm một bên là thương nhân và một bên là chủ thể có tư cách pháp lý.
Hợp đồng có mục đích chính là lợi nhuận.
Đối tượng của loại hợp đồng này là hàng hóa. Hợp đồng kinh tế/thương mại điện tử bao gồm hợp đồng mua bán hàng hóa và hợp đồng dịch vụ

2. Hợp đồng lao động điện tử

Theo Điều 14 Bộ luật Lao động 2019 ghi nhận hợp đồng lao động được giao kết thông qua phương tiện điện tử dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử có giá trị như hợp đồng lao động bằng văn bản

Hợp đồng lao động điện tử là giao kết của người lao động (NLĐ), người sử dụng lao động (NSDLĐ) về các điều kiện như tiền lương, trách nhiệm mỗi bên giao kết,… những thông tin này được lưu dưới dạng dữ liệu điện tử, đồng thời có giá trị như hợp đồng lao động văn bản.

Đặc điểm của loại hợp đồng này là chủ thể gồm người lao động (NLĐ) và người sử dụng lao động (NSDLĐ). Những loại hình hợp đồng lao động điện tử thường gặp có thể kể đến là:

Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn không xác định.
Hợp đồng lao động (HĐLĐ) với thời hạn xác định.
Hợp đồng lao động (HĐLĐ) được tính theo mùa vụ hay một công việc nhất định.

3. Hợp đồng dân sự điện tử

Hợp đồng dân sự giao kết thông qua phương tiện điện tử là sự thỏa thuận giữa các bên tham gia về việc xác lập, thay đổi hoặc chấm dứt quyền, nghĩa vụ dân sự dưới hình thức thông điệp dữ liệu theo pháp luật Việt Nam về giao dịch điện tử.

Theo quy định của pháp luật Việt Nam hiện hành, một số lĩnh vực không áp dụng ký với hình thức này là: cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, quyền sở hữu nhà ở và các loại bất động sản khác, văn bản về thừa kế, giấy đăng ký kết hôn, quyết định ly hôn, giấy khai sinh, giấy khai tử, hối phiếu và các giấy tờ khác.

Vì vậy, để có thể xác định được tính chất và giá trị, tính pháp lý thì chúng ta cần phải đặt trong các mối quan hệ và các giao dịch cụ thể. Như vậy có thể thấy được rằng, dù được thể hiện dưới dạng dữ liệu điện tử nhưng tính pháp lý của hợp đồng điện tử vẫn được thừa nhận theo quy định pháp luật và được sử dụng làm chứng cứ khi một trong hai bên tham gia không thực hiện đúng những điều khoản thỏa thuận.

Xem thêm >>>

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp luật

Các tin tức khác

————–

Ban truyền thông Luật Nguyễn