Cách lưu trữ tài liệu kế toán an toàn cho doanh nghiệp

Cách lưu trữ tài liệu kế toán an toàn cho doanh nghiệp

Việc lưu trữ các hồ sơ và tài liệu kế toán là rất quan trọng và cần thiết đối với doanh nghiệp và tùy theo từng loại hình mà doanh nghiệp sẽ cần lưu giữ các hồ sơ, tài liệu nhất định. Vậy doanh nghiệp cần lưu trữ những hồ sơ và tài liệu nào? Mời bạn đọc tham khảo thêm như dưới đây

cach-luu-tru-tai-lieu-ke-toan-an-toan-cho-doanh-nghiep
Cách lưu trữ tài liệu kế toán an toàn cho doanh nghiệp. (Hình minh họa)

Cách lưu trữ tài liệu kế toán an toàn cho doanh nghiệp

Tài liệu kế toán (accounting documents) là gì?

Căn cứ quy định tại khoản 18 Điều 3 Luật Kế toán năm 2015, tài liệu kế toán là chứng từ kế toán, sổ kế toán, báo cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị, báo cáo kiểm toán, báo cáo kiểm tra kế toán và tài liệu khác có liên quan đến kế toán.

Tầm quan trọng của tài liệu kế toán

Tài liệu kế toán (đặc biệt là các bảng khai tài chính) là đối tượng trực tiếp và thường xuyên của mọi cuộc kiểm toán vì đây không chỉ là cơ sở để tổng kết các chỉ tiêu ở phạm vi rộng, dung để kiểm tra, lưu trữ tài liệu và bảo vệ tài sản mà là cơ sở cho các chủ thể quan tâm căn cứ vào để ra các quyết định về quản lí, đầu tư, thanh toán, phân phối…;

Các lọai tài liệu kế toán phải đuợc lưu trữ

Các loại tài liệu kế toán phải lưu trữ có thể kể như:

  • Chứng từ kế toán;
  • Sổ kế toán chi tiết, sổ kế toán tổng hợp;
  • Báo cáo tài chính;
  • Báo cáo quyết toán ngân sách;
  • Báo cáo tổng hợp quyết toán ngân sách;
  • Tài liệu khác có liên quan đến kế toán bao gồm các loại hợp đồng;
  • Báo cáo kế toán quản trị;
  • Hồ sơ, báo cáo quyết toán dự án hoàn thành, dự án quan trọng quốc gia;
  • Báo cáo kết quả kiểm kê và đánh giá tài sản;
  • Các tài liệu liên quan đến kiểm tra, thanh tra, giám sát, kiểm toán;
  • Biên bản tiêu hủy tài liệu kế toán;
  • Quyết định bổ sung vốn từ lợi nhuận, phân phối các quỹ từ lợi nhuận;
  • Các tài liệu liên quan đến giải thể, phá sản, chia, tách, hợp nhất sáp nhập, chấm dứt hoạt động;
  • Chuyển đổi hình thức sở hữu, chuyển đổi loại hình doanh nghiệp hoặc chuyển đổi đơn vị;
  • Tài liệu liên quan đến tiếp nhận và sử dụng kinh phí, vốn, quỹ;
  • Tài liệu liên quan đến nghĩa vụ thuế, phí, lệ phí và nghĩa vụ khác đối với Nhà nước và các tài liệu khác.

Mục đích của việc lưu trữ tài liệu kế toán

  • Tạo thuận lợi cho các hoạt động của doanh nghiệp như: các hoạt động về kế toán, quyết toán hàng tháng, quý, năm.
  • Việc lưu giữ tốt sẽ giúp cho tài liệu được phân loại chính xác và xác định được tầm quan trọng của những hồ sơ, tài liệu. Trên cơ sở đó, sẽ dễ dàng lựa chọn được những văn bản, giấy tờ phù hợp khi cần thiết
  • Đảm bảo được các hồ sơ, tài liệu nội bộ bí mật của công ty.
  • Việc lưu trữ cũng góp phần giúp cho doanh nghiệp nhanh chóng hoàn thành tất cả những hồ sơ có liên quan tới pháp luật.
  • Đảm bảo đúng quy định của pháp luật.

Cách lưu trữ dữ liệu kế tóan an tòan cho doanh nghiệp

Theo quy định tại điểm b khoản 5 Điều 41 Luật Kế toán năm 2015, thời hạn lưu trữ đối với chứng từ kế toán đuợc sử dụng trực tiếp để ghi vào sổ kế toán và lập báo cáo tài chính là 10 năm.

Nhằm hạn chế rủi ro trong các đợt kiểm tra của cơ quan thuế, doanh nghiệp cần đảm bảo lưu trữ đầy đủ các dữ liệu kế toán sau trong thời hạn theo quy định:

  • Tờ khai 1 năm (4 quý), bao gồm tờ khai thuế GTGT, TNCN và các tờ khai khác (nếu có);
  • Sổ kế toán hàng tháng hoàn thiện trong 1 năm truy xuất ra Excel lưu trữ (vì thông thuờng khoảng 5-7 năm sau, cơ quan thuế sẽ yêu cầu doanh nghiệp mang lên để giải trình);
  • Báo cáo tài chính , quyết toán năm;
  • Sao kê chứng từ ngân hàng;
  • Hoá đơn mua vào, bán ra;
  • Hợp đồng kinh tế;
  • Hồ sơ lương nhân viên.

Với kinh nghiệm hơn 20 năm họat động dịch vụ kế toán thuế, đã quyết toán, giải trình thuế với cơ quan chức năng nhiều lần, Luật Nguyễn tự tin cung cấp dịch vụ hỗ trợ tốt nhất đến quý doanh nghiệp.

Nếu có bất cứ thắc mắc nào, vui lòng liên hệ Hotline: 0903.87.87.80 – 0983.777.177 họăc truy cập Website https://www.luatnguyen.com.

 

Xem thêm >>> Các bước hoạt động và hồ sơ cần lưu trữ của doanh nghiệp

——————

Ban tuyền thông Luật Nguyễn

Share on facebook
Share on twitter
Share on linkedin
Share on telegram
Share on pinterest
Share on skype

Bạn có thể quan tâm

Scroll to Top