Công chứng là từ mà nhiều người đã biết khi chứng nhận tính xác thực, hợp pháp của hợp đồng, giao dịch dân sự khác bằng văn bản,… mà theo quy định của pháp luật phải công chứng hoặc được cá nhân, tổ chức yêu cầu công chứng. Vậy để thành lập văn phòng công chứng cần phải có những điều kiện gì? Thủ tục , hồ sơ ra sao? bạn đọc tham khảo thêm như dưới đây.

Điều kiện, thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Căn cứ pháp lý:

• Luật Công chứng 2014;
• Nghị định 29/2015/NĐ-CP.

Văn phòng công chứng là gì?

Theo khoản 1 điều 22 Luật công chứng 2014 thì

• Văn phòng công chứng được tổ chức và hoạt động theo quy định của Luật này và các văn bản quy phạm pháp luật khác có liên quan đối với loại hình công ty hợp danh.
• Văn phòng công chứng phải có từ hai công chứng viên hợp danh trở lên. Văn phòng công chứng không có thành viên góp vốn.

Điều kiện thành lập văn phòng công chứng

Về tên gọi

Theo khoản 3, điều 22 Luật công chứng 2014 thi tên gọi của Văn phòng công chứng phải bao gồm:

• Cụm từ “Văn phòng công chứng”
• Kèm theo họ tên của Trưởng Văn phòng hoặc họ tên của một công chứng viên hợp danh khác của Văn phòng công chứng do các công chứng viên hợp danh thỏa thuận,
• Không được trùng hoặc gây nhầm lẫn với tên của tổ chức hành nghề công chứng khác,
• Không được vi phạm truyền thống lịch sử, văn hóa, đạo đức và thuần phong mỹ tục của dân tộc.

Về tiêu chuẩn công chứng viên:

Theo Điều 8 Luật Công chứng 2014 có quy định về tiêu chuẩn công chứng viên. Theo đó để trở thành công chứng viên, cá nhân phải đáp ứng các yêu cầu sau đây:

• Là công dân Việt Nam có hộ khẩu thường trú tại Việt Nam.
• Có phẩm chất đạo đức tốt, tuân thủ pháp luật.
• Có bằng cử nhân luật và sau đó đã có thời gian công tác pháp luật từ 05 năm trở lên tại các cơ quan, tổ chức.
• Tốt nghiệp khóa đào tạo nghề công chứng (12 tháng) hoặc hoàn thành khóa bồi dưỡng nghề công chứng (3 tháng) tại cơ sở đào tạo nghề công chứng.
• Đạt yêu cầu kiểm tra kết quả tập sự hành nghề công chứng.
• Có đủ sức khỏe để hành nghề

Về người đại diện pháp luật

Người đại diện theo pháp luật của Văn phòng công chứng là Trưởng Văn phòng. Trưởng Văn phòng công chứng phải là công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và đã hành nghề công chứng từ 02 năm trở lên.

Về trụ sở của Văn phòng công chứng:

– Văn phòng công chứng phải có trụ sở đáp ứng các điều kiện do Chính phủ quy định.

– Theo Điều 17 Nghị định 29/2015/NĐ-CP quy định về điều kiện trụ sở văn phòng công chứng như sau:

• Trụ sở của Văn phòng công chứng phải có địa chỉ cụ thể,
• Có nơi làm việc cho công chứng viên và người lao động với diện tích tối thiểu theo quy định của pháp luật về tiêu chuẩn, định mức sử dụng trụ sở làm việc tại các đơn vị sự nghiệp,
• Có nơi tiếp người yêu cầu công chứng
• Nơi lưu trữ hồ sơ công chứng.
• Công chứng viên thành lập Văn phòng công chứng nộp các giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng tại thời điểm đăng ký hoạt động Văn phòng công chứng.

Về con dấu

• Văn phòng công chứng có con dấu và tài khoản riêng, hoạt động theo nguyên tắc tự chủ về tài chính bằng nguồn thu từ phí công chứng, thù lao công chứng và các nguồn thu hợp pháp khác.
• Văn phòng công chứng sử dụng con dấu không có hình quốc huy.
• Văn phòng công chứng được khắc và sử dụng con dấu sau khi có quyết định cho phép thành lập.
• Thủ tục, hồ sơ xin khắc dấu, việc quản lý, sử dụng con dấu của Văn phòng công chứng được thực hiện theo quy định của pháp luật về con dấu.

Thủ tục thành lập văn phòng công chứng

Hồ sơ thành lập văn phòng công chứng:

Để thành lập văn phòng công chứng,bạn cần chuẩn bị hồ sơ gồm:

• Đơn đề nghị thành lập văn phòng công chứng.
• Đề án thành lập văn phòng công chứng phải nêu rõ sự cần thiết thành lập và dự kiến về tổ chức, tên gọi, nhân sự, địa điểm đặt trụ sở, các điều kiện vật chất và kế hoạch triển khai thực hiện.
• Quyết định bổ nhiệm công chứng viên (bản sao). (theo Điều 23 Luật Công chứng)

Nơi nộp hồ sơ:

• UBND cấp tỉnh

Thời hạn giải quyết:

• Trong thời hạn 20 ngày, kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đề nghị thành lập Văn phòng công chứng, Uỷ ban nhân dân cấp tỉnh xem xét, quyết định cho phép thành lập Văn phòng công chứng.
• Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

Thủ tục đăng ký hoạt động tại sở Tư pháp

Trong thời hạn 90 ngày kể từ ngày nhận được quyết định cho phép thành lập, Văn phòng công chứng phải đăng ký hoạt động tại Sở Tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Nội dung đăng ký hoạt động văn phòng công chứng

Nội dung đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng bao gồm:

• Tên gọi của Văn phòng công chứng;
• Họ tên Trưởng Văn phòng công chứng;
• Địa chỉ trụ sở của Văn phòng công chứng;
• Danh sách công chứng viên hợp danh của Văn phòng công chứng và danh sách công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng của Văn phòng công chứng (nếu có).

Hồ sơ đăng ký hoạt động văn phòng công chứng

Hồ sơ đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng gồm:

• Đơn đăng ký hoạt động;
• Giấy tờ chứng minh về trụ sở của Văn phòng công chứng phù hợp với nội dung đã nêu trong đề án thành lập;
• Hồ sơ đăng ký hành nghề của các công chứng viên hợp danh, công chứng viên làm việc theo chế độ hợp đồng lao động tại Văn phòng công chứng (nếu có).

Nơi nộp hồ sơ:

• Sở tư pháp ở địa phương nơi đã ra quyết định cho phép thành lập.

Thời hạn giải quyết

• Trong thời hạn 10 ngày làm việc kể từ ngày nhận đủ hồ sơ đăng ký hoạt động, Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động của Văn phòng công chứng;
• Trường hợp từ chối phải thông báo bằng văn bản và nêu rõ lý do.

=> Văn phòng công chứng được hoạt động công chứng kể từ ngày Sở Tư pháp cấp giấy đăng ký hoạt động

Xem thêm >>> Dịch vụ pháp lý khác

——————-

Ban truyền thông Luật Nguyễn