Đã có quy định mới về hóa đơn điện tử

Bộ Tài chính vừa ban hành Thông tư 78/2021/TT-BTCngày 17/9/2021 hướng dẫn thực hiện một số điều của Luật Quản lý thuế, Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định về hóa đơn, chứng từ.

Cụ thể, tại Điều 1 của Thông tư này hướng dẫn:

Về Nội dung về hóa đơn, chứng từ theo quy định tại Luật Quản lý thuế

1. Một số nội dung về hóa đơn điện tử gồm: ủy nhiệm lập hóa đơn điện tử; ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn điện tử; chuyển đổi áp dụng hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế; áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác; xử lý hóa đơn điện tử, bảng tổng hợp dữ liệu hóa đơn điện tử đã gửi cơ quan thuế có sai sót; hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế; tiêu chí đối với tổ chức cung cấp dịch vụ về hóa đơn điện tử để ký hợp đồng cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế và dịch vụ nhận, truyền, lưu trữ dữ liệu hóa đơn và các dịch vụ khác có liên quan.
2. Một số nội dung về hóa đơn giấy gồm: tên loại hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in, ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in.
3. Sử dụng biên lai, chứng từ.
4. Hướng dẫn xử lý chuyển tiếp.

Khuyến khích cơ quan, tổ chức, cá nhân đáp ứng điều kiện về hạ tầng công nghệ thông tin áp dụng quy định về hóa đơn, chứng từ điện tử theo hướng dẫn tại Thông tư 78/2021/TT-BTC và của Nghị định 123/2020/NĐ-CP trước ngày 01/7/2022.

Về ký hiệu mẫu số, ký hiệu hóa đơn, tên liên hóa đơn (Theo điều 4 Thông tư 78)

1. Hóa đơn điện tử

a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử là ký tự có một chữ số tự nhiên là các số tự nhiên 1, 2, 3, 4, 5, 6 để phản ánh loại hóa đơn điện tử như sau:

• Số 1: Phản ánh loại hóa đơn điện tử giá trị gia tăng;
• Số 2: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng;
• Số 3: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán tài sản công;
• Số 4: Phản ánh loại hóa đơn điện tử bán hàng dự trữ quốc gia;
• Số 5: Phản ánh các loại hóa đơn điện tử khác là tem điện tử, vé điện tử, thẻ điện tử, phiếu thu điện tử hoặc các chứng từ điện tử có tên gọi khác nhưng có nội dung của hóa đơn điện tử theo quy định tại Nghị định số 123/2020/NĐ-CP;
• Số 6: Phản ánh các chứng từ điện tử được sử dụng và quản lý như hóa đơn gồm phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử, phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử.

b) Ký hiệu hóa đơn điện tử là nhóm 6 ký tự gồm cả chữ viết và chữ số thể hiện ký hiệu hóa đơn điện tử để phản ánh các thông tin về loại hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc hóa đơn điện tử không mã, năm lập hóa đơn, loại hóa đơn điện tử được sử dụng. Sáu (06) ký tự này được quy định như sau:

– Ký tự đầu tiên là một (01) chữ cái được quy định là C hoặc K như sau: C thể hiện hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế, K thể hiện hóa đơn điện tử không có mã;

– Hai ký tự tiếp theo là hai (02) chữ số Ả rập thể hiện năm lập hóa đơn điện tử được xác định theo 2 chữ số cuối của năm dương lịch. Ví dụ: Năm lập hóa đơn điện tử là năm 2022 thì thể hiện là số 22; năm lập hóa đơn điện tử là năm 2023 thì thể hiện là số 23;

– Một ký tự tiếp theo là một (01) chữ cái được quy định là T, D, L, M, N, B, G, H thể hiện loại hóa đơn điện tử được sử dụng, cụ thể:

• Chữ T: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử do các doanh nghiệp, tổ chức, hộ, cá nhân kinh doanh đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• Chữ D: Áp dụng đối với hóa đơn bán tài sản công và hóa đơn bán hàng dự trữ quốc gia hoặc hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
• Chữ L: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• Chữ M: Áp dụng đối với hóa đơn điện tử được khởi tạo từ máy tính tiền;
• Chữ N: Áp dụng đối với phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử;
• Chữ B: Áp dụng đối với phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử;
• Chữ G: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn giá trị gia tăng;
• Chữ H: Áp dụng đối với tem, vé, thẻ điện tử là hóa đơn bán hàng.

– Hai ký tự cuối là chữ viết do người bán tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn thì sử dụng hai ký tự cuối nêu trên để phân biệt các mẫu hóa đơn khác nhau trong cùng một loại hóa đơn. Trường hợp không có nhu cầu quản lý thì để là YY;

– Tại bản thể hiện, ký hiệu hóa đơn điện tử và ký hiệu mẫu số hóa đơn điện tử được thể hiện ở phía trên bên phải của hóa đơn (hoặc ở vị trí dễ nhận biết);

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn điện tử và ký hiệu hóa đơn điện tử:

• “1C22TAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế; 
• “2C22TBB” – là hóa đơn bán hàng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức, hộ cá nhân kinh doanh ký sử dụng với cơ quan thuế;
• “1C23LBB” – là hóa đơn giá trị gia tăng có mã của cơ quan thuế được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử của cơ quan thuế cấp theo từng lần phát sinh;
• “1K23TYY” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2023 và là hóa đơn điện tử do doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng với cơ quan thuế;
• “1K22DAA” – là hóa đơn giá trị gia tăng loại không có mã được lập năm 2022 và là hóa đơn điện tử đặc thù không nhất thiết phải có một số tiêu thức bắt buộc do các doanh nghiệp, tổ chức đăng ký sử dụng;
• “6K22NAB” – là phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ điện tử loại không có mã được lập năm 2022 doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế;
• “6K22BAB” – là phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý điện tử loại không có mã được lập năm 2022 do doanh nghiệp đăng ký với cơ quan thuế.

c) Tên, địa chỉ, mã số thuế của bên nhận ủy nhiệm đối với hóa đơn điện tử ủy nhiệm.

2. Hóa đơn do Cục Thuế đặt in

a) Ký hiệu mẫu số hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 11 ký tự thể hiện các thông tin về: tên loại hóa đơn, số liên, số thứ tự mẫu trong một loại hóa đơn (một loại hóa đơn có thể có nhiều mẫu), cụ thể như sau:

– Sáu (06) ký tự đầu tiên thể hiện tên loại hóa đơn:

• 01GTKT: Hóa đơn giá trị gia tăng;
• 02GTTT: Hóa đơn bán hàng;
• 07KPTQ: Hóa đơn bán hàng dành cho tổ chức, cá nhân trong khu phi thuế quan;
• 03XKNB: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ;
• 04HGDL: Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý.

– Một (01) ký tự tiếp theo là các số tự nhiên 1, 2, 3 thể hiện số liên hóa đơn;

– Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;

– Ba (03) ký tự tiếp theo là số thứ tự của mẫu trong một loại hóa đơn, bắt đầu bằng 001 và tối đa đến 999.

b) Ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in là một nhóm gồm 08 ký tự thể hiện thông tin về: Cục Thuế đặt in hóa đơn; năm đặt in hóa đơn; ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý, cụ thể như sau:

• Hai (02) ký tự đầu tiên thể hiện mã của Cục Thuế đặt in hóa đơn và được xác định theo Phụ lục I.A ban hành kèm theo Thông tư này;
• Hai (02) ký tự tiếp theo là hai chữ cái trong 20 chữ cái in hoa của bảng chữ cái Việt Nam gồm: A, B, C, D, E, G, H, K, L, M, N, P, Q, R, S, T, U, V, X, Y thể hiện ký hiệu hóa đơn do cơ quan thuế tự xác định căn cứ theo nhu cầu quản lý;
• Một (01) ký tự tiếp theo là “/” để phân cách;
• Ba (03) ký tự tiếp theo gồm hai (02) ký tự đầu là hai chữ số Ả rập thể hiện năm Cục Thuế đặt in hóa đơn, được xác định theo 02 chữ số cuối của năm dương lịch và một (01) ký tự là chữ cái P thể hiện hóa đơn do Cục Thuế đặt in. Ví dụ: Năm Cục Thuế đặt in là năm 2022 thì thể hiện là số 22P; năm Cục Thuế đặt in hóa đơn là năm 2023 thì thể hiện là số 23P;

– Ví dụ thể hiện các ký tự của ký hiệu mẫu hóa đơn do Cục Thuế đặt in và ký hiệu hóa đơn do Cục Thuế đặt in:

Ký hiệu mẫu hóa đơn “01GTKT3/001”, Ký hiệu hóa đơn “01AA/22P”: được hiểu là mẫu số 001 của hóa đơn giá trị gia tăng có 3 liên do Cục Thuế thành phố Hà Nội đặt in năm 2022.

c) Liên hóa đơn do Cục Thuế đặt in là các tờ trong cùng một số hóa đơn. Mỗi số hóa đơn có 3 liên trong đó:

• Liên 1: Lưu;
• Liên 2: Giao cho người mua;
• Liên 3: Nội bộ.

d) Ký hiệu mẫu số hóa đơn là tem, vé, thẻ do Cục Thuế đặt in gồm 03 ký tự để phân biệt tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn giá trị gia tăng hay hóa đơn bán hàng như sau:

• Ký hiệu 01/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn GTGT;
• Ký hiệu 02/: đối với tem, vé, thẻ thuộc loại hóa đơn bán hàng.

Về việc áp dụng hóa đơn điện tử đối với một số trường hợp khác

Hóa đơn điện tử áp dụng đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh kể từ ngày 01/7/2022.

Theo đó, Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh sử dụng hóa đơn điện tử bao gồm:

• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp kê khai phải sử dụng hóa đơn điện tử;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh nộp thuế theo phương pháp khoán nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh;
• Hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh khai thuế theo từng lần phát sinh nếu có yêu cầu sử dụng hóa đơn thì cơ quan thuế cấp lẻ hóa đơn điện tử theo từng lần phát sinh.

Riêng trường hợp quy định tại khoản 1 Điều 14 Nghị định 123/2020/NĐ-CP không thực hiện giao dịch với cơ quan thuế bằng phương tiện điện tử, không có hạ tầng công nghệ thông tin, không có hệ thống phần mềm kế toán, không có phần mềm lập hóa đơn điện tử để sử dụng hóa đơn điện tử và để truyền dữ liệu điện tử đến người mua và đến cơ quan thuế thì sử dụng hóa đơn giấy của cơ quan thuế trong thời gian tối đa 12 tháng, đồng thời cơ quan thuế có giải pháp chuyển đổi dần sang áp dụng hóa đơn điện tử. Thời gian tối đa 12 tháng được tính một lần kể từ ngày 01/7/2022 đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh đang hoạt động từ trước 01/7/2022; hoặc kể từ thời điểm đăng ký bắt đầu sử dụng hoá đơn đối với hộ kinh doanh, cá nhân kinh doanh mới thành lập từ ngày 01/7/2022.

Thông tư 78/2021/TT-BTC có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01/7/2022.

Xem thêm >>>

Quy định pháp lý về sử dụng hóa đơn điện tử

04 lỗi Doanh nghiệp cần tránh khi khởi tạo hóa đơn điện tử

—————–

Ban truyền thông Luật Nguyễn

Nguồn: vanban.chinhphu.vn