Công chứng điện tử đang dần trở thành xu hướng tất yếu, mang lại nhiều tiện ích và sự minh bạch trong giao dịch pháp lý.

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Ngày 15/5/2025, Chính phủ đã ban hành Nghị định 104/2025/NĐ-CP quy định chi tiết một số điều và biện pháp thi hành Luật Công chứng có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, đặc biệt là công chứng điện tử trực tiếp.

Công chứng điện tử trực tiếp là gì?

Công chứng điện tử trực tiếp là hình thức công chứng mà các bên tham gia giao dịch, công chứng viên và người làm chứng (nếu có) thực hiện việc ký kết, xác nhận văn bản công chứng thông qua phương tiện điện tử tại cùng một địa điểm, dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Điểm khác biệt mấu chốt so với công chứng truyền thống là việc sử dụng chữ ký số và lưu trữ hồ sơ điện tử.

Ưu điểm nổi bật của công chứng điện tử trực tiếp

• Tiết kiệm thời gian và chi phí: Giảm thiểu việc in ấn, lưu trữ hồ sơ giấy, rút ngắn thời gian xử lý thủ tục.
• Minh bạch và an toàn: Chữ ký số đảm bảo tính xác thực của các bên, hồ sơ điện tử được lưu trữ an toàn, khó bị làm giả.
• Thuận tiện: Các bên có thể thực hiện giao dịch nhanh chóng mà không cần mang theo nhiều giấy tờ vật lý.
• Góp phần chuyển đổi số: Phù hợp với xu hướng phát triển công nghệ của quốc gia.

Quy trình công chứng điện tử theo Nghị định 104/2025/NĐ-CP

Quy trình công chứng điện tử trực tiếp được thực hiện theo các bước chi tiết sau:

Bước 1: Tiếp nhận yêu cầu công chứng và kiểm tra thông tin

• • Người yêu cầu công chứng gửi yêu cầu qua Cổng thông tin công chứng điện tử hoặc trực tiếp tại tổ chức hành nghề công chứng.
  • Công chứng viên kiểm tra tính đầy đủ, hợp lệ của hồ sơ điện tử, xác minh danh tính các bên thông qua hệ thống định danh điện tử quốc gia (VD: VNeID).
  • Trường hợp cần bổ sung giấy tờ, công chứng viên thông báo cho người yêu cầu công chứng.

Bước 2: Soạn thảo và chỉnh sửa dự thảo văn bản công chứng

• • Công chứng viên hoặc người yêu cầu công chứng (nếu được phép) soạn thảo dự thảo văn bản công chứng trên hệ thống.
  • Các bên kiểm tra, rà soát lại nội dung dự thảo. Mọi chỉnh sửa (nếu có) phải được ghi nhận đầy đủ trên hệ thống.

Bước 3: Công chứng viên kiểm tra và xác nhận nội dung

• • Công chứng viên kiểm tra lại toàn bộ nội dung văn bản, đảm bảo tính hợp pháp, đúng quy định pháp luật.
  • Giải thích rõ quyền, nghĩa vụ và lợi ích hợp pháp của các bên liên quan.

Bước 4: Ký văn bản công chứng bằng chữ ký số

• • Các bên tham gia (người yêu cầu công chứng, người làm chứng nếu có) sử dụng chữ ký số cá nhân để ký điện tử vào văn bản công chứng trên hệ thống.
  • Công chứng viên sử dụng chữ ký số của mình để ký chứng nhận.
  • Quá trình ký được ghi nhận lại thời gian thực, đảm bảo tính toàn vẹn của dữ liệu.

Bước 5: Lập hồ sơ công chứng điện tử và lưu trữ

• • Toàn bộ văn bản đã được ký số, các tài liệu kèm theo và thông tin liên quan được tạo thành một hồ sơ công chứng điện tử hoàn chỉnh.
  • Hồ sơ này được lưu trữ trên Hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng điện tử quốc gia theo quy định của pháp luật.

Bước 6: Cấp bản sao điện tử và bản sao có giá trị pháp lý

• • Sau khi hoàn tất, người yêu cầu công chứng có thể nhận bản sao điện tử của văn bản công chứng thông qua
  • Cổng thông tin công chứng điện tử hoặc theo hình thức khác theo thỏa thuận.
  • Trường hợp cần bản sao có giá trị pháp lý tương đương bản gốc giấy, người yêu cầu có thể yêu cầu tổ chức hành nghề công chứng chuyển đổi từ bản điện tử sang bản giấy và ngược lại theo quy định.

Về chụp ảnh công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng trong quy trình công chứng điện tử trực tiếp

Theo tinh thần của Nghị định số 104/2025/NĐ-CP, mặc dù công chứng điện tử trực tiếp sử dụng chữ ký số, nhưng yếu tố “trực tiếp” vẫn được nhấn mạnh. Để đảm bảo tính xác thực, minh bạch và là bằng chứng cho việc công chứng viên đã thực sự chứng kiến quá trình ký kết, Nghị định 104/2025/NĐ-CP (hoặc các văn bản hướng dẫn chi tiết) đã quy định:

Ghi hình, ghi âm: Toàn bộ quá trình ký văn bản công chứng điện tử trực tiếp phải được ghi hình, ghi âm lại. Điều này bao gồm hình ảnh công chứng viên, người yêu cầu công chứng và người làm chứng (nếu có) tại thời điểm thực hiện ký kết.

Lưu trữ bằng chứng: Các hình ảnh, âm thanh này được coi là một phần không thể thiếu của hồ sơ công chứng điện tử và phải được lưu trữ cùng với văn bản công chứng. Đây là bằng chứng quan trọng để xác định sự có mặt và chứng kiến của công chứng viên, tăng cường tính pháp lý và giảm thiểu rủi ro tranh chấp về sau.

Việc chụp ảnh hoặc ghi hình công chứng viên chứng kiến việc ký văn bản công chứng không chỉ là một yêu cầu về mặt thủ tục mà còn là một biện pháp hữu hiệu để nâng cao tính công khai, minh bạch và trách nhiệm của hoạt động công chứng điện tử trực tiếp.

Bạn tham khảo thêm Nghị định 104/2025/NĐ-CP tại nguồn: vanban.chinhphu.vn

Xem thêm >>>

Các tin khác

luatnguyen.vn

————

Ban truyền thông Luật Nguyễn