3 bước giao kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp luật

Đăng ngày: 08/09/2023

Nội dung bài viết

Ở bài hợp đồng điện tử ta đã biết được hợp đồng điện tử là gì, đặc điểm, lợi ích của hợp đồng điện tử như thế nào. Tiếp theo mời bạn tham khảo thêm về quy trình giao kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp luật gồm các bước như thế nào nhé.

3-buoc-giao-ket-hop-dong-dien-tu-chuan-phap-luat — Hình minh họa

3 bước giao kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp luật

Căn cứ pháp lý

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử chuẩn pháp luật

Quy trình giao kết hợp đồng điện tử giữa các bên được thực hiện qua 3 bước sau:

Bước 1: Bên đề nghị giao kết thiết lập hợp đồng điện tử online

Bên đề nghị giao kết sẽ đăng nhập vào hệ thống hợp đồng điện tử và thiết lập hợp đồng online dựa trên các thỏa thuận đã được thống nhất trước đó. Hợp đồng này bao gồm các điều khoản, quyền, nghĩa vụ, trách nhiệm của các bên tham gia.

Đồng thời xác định rõ yêu cầu ký, vị trí ký cùng chủ thể ký trên hợp đồng online để hệ thống hợp đồng điện tử sẽ tạo thiết lập một luồng ký tự động nhằm ký số và gửi cho các bên liên quan thực hiện ký số. Sau đó nhân viên sẽ tạo link hợp đồng và gửi qua email cho bên tiếp nhận giao kết

Bước 2: Bên tiếp nhận giao kết nhận hợp đồng điện tử

Bên tiếp nhận giao kết nhận hợp đồng điện tử thông qua phần mềm hoặc Email.

Nếu đồng ý với các điều khoản, bên được đề nghị xác nhận bằng cách ký số (sử dụng chữ ký số, chữ ký ảnh hoặc chữ ký Scan).
Nếu không đồng ý, bên được đề nghị ký hợp đồng điện tử sẽ hoàn trả và đề nghị chỉnh sửa điều khoản chính xác hơn.

Bước 3: Hoàn tất giao kết và lưu trữ hợp đồng

Khi các bên đã hoàn tất đầy đủ chữ ký theo các điều khoản thì hợp đồng mới được thiết lập thành công. Việc ký hợp đồng điện tử lúc này có giá trị tương tự như hợp đồng giấy, các bên tham gia phải cam kết tuân thủ quyền, nghĩa vụ theo đúng hợp đồng.

Hợp đồng online sau khi được ký kết sẽ được lưu trữ lại để tra cứu khi cần thiết.

Khách hàng được hưởng nhiều lợi ích đặc biệt khi ký hợp đồng điện tử

Việc giao kết bằng hợp đồng điện tử và chữ ký số là biện pháp thích nghi với tình thực tế, đồng thời mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích thiết thực như:

Giao kết thông minh – An toàn

Với đặc trưng là hợp đồng dưới dạng điện tử, khách hàng có thể ký hợp đồng mọi lúc, mọi nơi, trên mọi thiết bị như máy tính, smartphone, tablet,… mà không cần phải gặp mặt trực tiếp. Lãnh đạo doanh nghiệp có thể ký kết ngay cả khi không có mặt ở công ty.

Tiết kiệm tối đa chi phí, thời gian, nguồn lực

Với hợp đồng điện tử, mọi thao tác từ tạo lập, duyệt, ký kết, gửi, nhận hợp đồng đều được thực hiện trên môi trường trực tuyến. Khách hàng sẽ tiết kiệm đáng kể chi phí, thời gian và nguồn lực cho việc in ấn, quản lý, lưu trữ, vận chuyển,… góp phần nâng cao hiệu quả sản xuất kinh doanh.

Quy trình chuyên nghiệp, giảm thiểu sai sót

Quy trình ký kết hợp đồng từ khâu tạo lập đến ký kết, lưu trữ được thực hiện nhanh chóng, thuận tiện và chuyên nghiệp. Hai bên có thể kiểm tra các thông tin trước khi ký kết, hạn chế tối đa vấn đề sai sót.

Lưu trữ thuận tiện, tra cứu dễ dàng

Giải pháp hợp đồng điện tử cho phép hai bên lưu trữ dữ liệu hoàn toàn trên hệ thống trực tuyến. Người dùng có thể dễ dàng truy cập để tra cứu các thông tin cần thiết, đồng thời quản lý các hợp đồng khoa học.